Ein Vorgehensmodell zur Einführung von Standardsoftware umfasst alle damit verbundenen Aufgaben zur erfolgreicher Produkteinsetzung. Grundsätzlich werden unter SSW Anwendungssysteme verstanden, die ohne Änderung in unterschiedlichen Unternehmen einsetzbar sind.
Ein Vorgehensmodell zur Einführung von Standardsoftware (SSW) umfasst alle damit verbundenen Aufgaben zur erfolgreicher Produkteinsetzung. Grundsätzlich werden unter SSW Anwendungssysteme verstanden, die ohne Änderung in unterschiedlichen Unternehmen einsetzbar sind [Gronau 2001]. Beispiele für Standardsoftware sind Dokumentenmanagementsysteme, Groupwaresysteme und Produktdatenmanagementsysteme, im betrieblichen Einsatz insbesondere auch ERP-Systeme zur Planung, Disposition und Administration. Vorgehensmodelle werden in der Praxis meistens auf der Basis von Phasenkonzepten definiert. Grundprinzip ist die Abgrenzung der einzelnen Phasen voneinander durch Meilensteine oder andere wohldefinierte Entscheidungs- oder Genehmigungspunkte. Die Phasen folgen sequenziell aufeinander [Krcmar 2009, S. 193].
Beispielhaft beschreibt das Vorgehensmodell der Einführung von Standardsoftware nach Gronau [Gronau 2010] die einzelnen Aufgaben, die im Verlauf des Einführungsprozesses zu erfüllen sind. Zunächst wird die Projektorganisation überprüft, da der Softwarehersteller als auch die einführende Organisation in die Projektarbeit einzubinden sind.
Die Phase der Feinspezifikation wird auch als Workshop-Phase bezeichnet, in der Detaillösungen für abzubildende Geschäftsprozesse erarbeitet werden.
In der Prototyp-Phase wird ein angepasstes ERP-System bei dem Anwender installiert. Ziel dieses Schrittes ist der Test der vorgenommenen Einstellungen. Die Stamm- und Bewegungsdaten des Unternehmens, die in das System überführt werden sollen, werden in dieser Phase für einen Transfer vorbereitet.
In der Phase Probebetrieb werden die vorbereiteten Echtdaten in das System aufgenommen. Anschließend erfolgt die Aufnahme des Produktivbetriebes, bei dem erstmals alle Mitarbeiter beteiligt sind.
Abbildung 1: Vorgehensmodell der Einführung von Standardsoftware [Gronau 2010, S. 334]
Die Einführung der Software ist von verschiedenen Faktoren abhängig, die sich auf die Reichweite, Größe und Komplexität der Software aber auch auf Rahmenbedingungen wie existierende (Alt-)Systeme beziehen. Folgende Umstellungsstrategien können nach Krcmar [Krcmar 2009, S. 235] unterschieden werden:
- Stichtagsumstellung: Totale Umstellung von vorherigem Zustand auf eine neue Anwendung zu einem bestimmten Zeitpunkt; auch als „Big Bang“ bezeichnet.
- Parallelisierung: Übergangsweise gleichzeitige Nutzung der alten und neuen Systeme.
- Teilweise Einführung: Stichtagsumstellung bzw. Parallelisierung für Teile der neuen Anwendung.
- Versionsumstellung: Umstellung auf eine (zumeist) höhere Version der Anwendung.
Umstellungsstrategien haben das Ziel, die Software für den Echtzeitbetrieb vorzubereiten, nachdem die für den reibungslosen Betrieb der Standardsoftware erforderlichen Parameter in der Prototyp-Phase eingestellt wurden.
Literatur
Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware. München : Oldenburg, 2001.
Gronau, Norbert: Enterprise Resource Planning. Architektur, Funktionen und Management von ERP-Systemen. 2. Auflage, München : Oldenburg, 2010.
Krcmar, Helmut: Informationsmanagement. 5. Auflage. Berlin: Springer, 2009.
