Basierend auf Anforderungen aus dem Geschäftsleben und des Gesetzgebers beschreibt Dokumentenmanagement die Eigenschaft der digitalen Speicherung. Es handelt sich um ein digitales Archiv für unterschiedliche Dokumente, ergänzt um deren Verwaltung, z. B. automatische/manuelle Dokumentenverteilung, Zugriffsüberwachung, Annotationen, Verknüpfungen und Historie.
Grundlegendes Verständnis
Dokumentenmanagement bezeichnet die EDV-gestützten Verwaltungsfunktionen zur Archivierung, Verteilung, Zugriffsüberwachung, Annotation (Recherchemöglichkeiten über mehrere Indexfelder (Thesaurus)), Verknüpfung, Verarbeitung und Versionierung von Dokumenten, Belegen und Zeichnungen [Götzer et al. 2013]. Im ursprünglichen Sinne ist es eingebettet in das Enterprise Content Management eines Unternehmens. Umfang und Funktionalitäten sind in der ISO 10166 (DFR – Document Filling and Retrieval) beschrieben. In diesem Kontext wird das Dokumentenmanagement mit Document Imaging, Scannen, COLD (Computer Output on Laserdisk), Workflow oder Groupware gleichgesetzt, wobei die damit verbundenen Funktionalitäten einen größeren Umfang aufweisen. Der isolierte Einsatz nur einer Komponente erscheint jedoch nicht sinnvoll. In allen Produktkategorien können unterschiedliche Arten von Dokumenten (Scans, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw.) datenbankgestützt und unabhängig von Datenbankmanagementsystemen (DBMS) verwaltet werden [Bodendorf 2006; Hofmeister 1999; Steinbrecher und Müll-Schnurr 2014].
Notwendigkeit der Anwendung eines Dokumentenmanagements
Im Rahmen der geschäftlichen Aufbewahrungspflichten ist gemäß § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) Geschäftskorrespondenz aufzubewahren. Dies bedeutet, dass alles, was für eine betrieblichen Überprüfung bedeutsam ist (= Prüfbarkeit und Belegbarkeit von Geschäftsvorfällen), aufzubewahren ist. Das ist für einen Unternehmer alles das, was für einen etwaigen Streitfall nutzbar und substantiiert darzulegen ist [Odenthal 2011].
Die obigen Ausführungen finden ihren Niederschlag in den Regelungsvorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Daher sind alle Buchhaltungssysteme und Nebensysteme, die der Buchhaltung zuarbeiten oder aus ihr Daten weiterverarbeiten mit zu betrachten. Gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) sind z. B. Kassenbücher, Rechnungen, Quittungen und Kostenabrechnung aufzubewahren. Diese können auf einem Trägermedium archiviert werden, insofern eine GoBD-Konformität und beim Zugriff eine bildliche, also nicht inhaltliche Übereinstimmung besteht. Formate und Medien müssen eine maschinelle Auswertung zulassen und die Unveränderbarkeit des Datenbestandes ist zu gewährleisten (§ 146 Abs. 4 AO). Eine Archivierung digital erstellter Unterlagen auf Bildträgern ist unzulässig. Originär digitale Dokumente werden durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen digitalen Datenträger archiviert (§ 147 II Nr. 1 AO).
Der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg darf die Möglichkeit der Prüfung des Buchungsvorgangs nicht beeinträchtigen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Die inhaltliche Übereinstimmung der Wiedergabe mit den auf den maschinell lesbaren Datenträgern geführten Unterlagen muss durch adäquate Archivierungsverfahren sichergestellt sein. Die eventuelle Anforderung bildlicher Wiedergabe ist erfüllt, wenn alle auf der Originalunterlage enthaltenen Angaben zur Aussage- und Beweiskraft des Geschäftsvorfalles originalgetreu wiedergegeben werden. Dies trifft gemäß § 257 HGB und § 147 II Nr. 1 AO für empfangene Handelsbriefe und Buchungsbelege (z. B. Rechnungen) zu, soweit sie ursprünglich bildlich vorgelegen haben. E-Mails bzw. E-Mail-Anhänge können nicht nur kaufmännische (Archivierung nach § 257 HGB) sondern auch steuerrelevante Informationen enthalten (Belegfunktion, Mittel der Fakturierung und/oder Auftragsabwicklung), woraus sich eine Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO, GoBS und GdPdU ergibt. Eine bildliche Übereinstimmung mit den empfangenen Handels-/Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen ist gefordert, wenn die erfassten Daten wieder lesbar gemacht werden.
Literatur
Bodendorf, F.: Daten- und Wissensmanagement. 2. Auflage. Springer-Verlag: Berlin, Heidelberg 2006.
Dauen, S.: Aufbewahrungspflichten: Von Originaldokumente bis zur elektronischen Archivierung. 3. Auflage. Haufe: Würzburg 2007.
Götzer, K.; Maier, B.; Schmale, R.; Rehbock, K.; Komke, T.: Dokumenten-Management: Information im Unternehmen effizient nutzen. 5. Auflage Dpunkt: Heidelberg 2013.
Hofmeister, H.-W.: Dokumentenmanagementsystem in der technischen Dokumentation. In: technische Kommunikation 21 (1999), S. 4.
Odenthal, R.: Digitale Archivierung. 2. Auflage. Datakontext: Frechen 2011.
Steinbrecher, W.; Müll-Schnurr, M.: Prozessorientierte Ablage: Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen – Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur. 3. Auflage. Gabler: Wiesbaden 2014.
