Ein Ratsinformationssystem (RIS) ist ein auf die Abbildung demokratischer Strukturen spezialisiertes IT-gestütztes Informations- und Dokumentenmanagementsystem.
Begriff
Ein Ratsinformationssystem (RIS) ist ein auf die Abbildung demokratischer Strukturen spezialisiertes IT-gestütztes Informations- und Dokumentenmanagementsystem insbesondere in Gemeinden, doch auch bis hin zu Stadtstaaten. Typischerweise beinhaltet ein RIS in der Verwaltungspraxis Funktionalitäten hinsichtlich der Unterstützung bei der Vorbereitung von Ratssitzungen (Sitzungsdienst), bei der Informationsbereitstellung für Rats- und Ausschussmitglieder sowie bei allgemeinen Kommunikationsaktivitäten und politischen Geschäftsprozessen.
Sitzungsdienst
Insbesondere der Sitzungsdienst gehört zu den Grundfunktionalitäten eines RIS und stellt in gewisser Hinsicht den Vorläufer heute umfangreicherer RIS oder auch Ratsportale dar. Die Sitzungsdienstfunktionalität umfasst dabei zumeist die Bereitstellung des Sitzungskalenders, die Aufstellung der Sitzungstagesordnungen, der Versand und die Veröffentlichung von Sitzungseinladungen, die Vorbereitung und Abwicklung der Ratssitzungen, die Protokollerstellung, -speicherung und -verbreitung sowie die Sitzungsgeldabrechnung. In vielen Gemeinden wird die IT-Unterstützung der Ratssitzungen heute noch parallel zum traditionell papierbasierten Verfahren angeboten, da nicht zwingend alle Ratsmitglieder auf die Informationsbereitstellung per Papier verzichten wollen. Jedoch bieten vor allem umfangreiche Archivierungs- und Suchfunktionen spürbare informationelle Mehrwerte gegenüber einer papierbasierten Strategie und tragen so zur weiter zunehmenden Akzeptanz von RIS bei.
Kommunikationsbeziehungen
Mit Hilfe von RIS lassen sich die vielfältigen Kommunikationsbeziehungen von Ratsmitgliedern (Politikern) unterstützen. Hierzu gehört die Kommunikation zwischen Rat und Verwaltung (P2A, Politicians to Administration) vor allem in Form des Sitzungsdienstes, die Kommunikation der Politiker in ihren Fraktionen untereinander (P2P, Politicians to Politicians) sowie die Kommunikation zwischen Rat und Bürgern (P2C, Politicians to Citizens). Somit kann das RIS als Baustein einer neuen, offenen Informationskultur verstanden werden, das die Informations- und Kommunikationsbeziehung nicht allein der Ratsmitglieder sondern aller im politischen Prozess beteiligten Akteure maßgeblich verändern kann.
Literatur
Bertelsmann Stiftung & Städte- und Gemeindebund NRW (Hrsg.): Ratsinformationssystemer erfolgreich einführen: Ein Leitfaden für Politik und Verwaltung. Gütersloh : Verlag Bertelsmann-Stiftung, 2004.
Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement: Vomr Ratsinformationssystem zum Ratsportal. KGSt-Bericht 3/2004, Köln, 2004.
Schwabe, Gerhard: Telekooperation für den Gemeinderat. Stuttgart : Kohlhammer. 2000