Finanz- und Rechnungswesen, Informationssysteme im

Heinz Lothar Grob, Frank Bensberg

Informationssysteme für das Finanz- und Rechnungswesen stellen – unabhängig von der jeweiligen Branche und dem Sektor des Unternehmens – Kernkomponenten des betriebswirtschaftlich-administrativen Systems dar. Sie sorgen dafür, dass wirtschaftlich relevante Sachverhalte mengen- und wertmäßig erfasst, aufbereitet und ausgewertet werden können.

Informationssysteme im Finanzwesen

Die Finanzierung betrieblicher Maßnahmen setzt die Verfügbarkeit von Finanzkapital voraus, über das zur Erfüllung der Zahlungsverpflichtungen der Unternehmung disponiert wird. Im Mittelpunkt stehen dabei die finanzwirtschaftlichen Zielsetzungen der Liquiditätserhaltung zur Sicherung der Zahlungsfähigkeit und der Ermittlung der Gesamtkapitalrentabilität zur Quantifizierung der Verzinsung des eingesetzten Kapitals.

Zur Planung und Kontrolle der Unternehmensliquidität sind Informationssysteme notwendig, die eine Vorhersage der zukünftigen Ein- und Auszahlungen leisten. Zu diesem Zweck werden Cash Management-Systeme eingesetzt, die bei der Prognose (Cash Forecasting) auf zahlungsrelevante Geschäftsvorfälle zurückgreifen. Diese sind beispielsweise vom Vertrieb auf Basis der Kundenaufträge und dem Beschaffungsbereich auf Grundlage der Bestellungen verfügbar zu machen. Durch Integration der Daten können kurzfristige Liquiditätsprognosen erstellt werden, die Hinweise auf potenzielle Liquiditätsdefizite oder ‑überschüsse geben. Überschüssige Mittel sind im Rahmen der Finanzdisposition zusammenzuführen (Cash Pooling) und z. B. in Form von Tages-, Termin- oder Festgeldern anzulegen. Diese Vorgänge können durch Integration mit Zahlungsverkehrssystemen (Electronic Banking, E-Banking) auch automatisiert werden. Ergibt sich aus der Liquiditätsplanung eine Unterdeckung an Finanzmitteln, ist im Rahmen der Liquiditäts­disposition dafür zu sorgen, dass die erforderlichen Finanzmittel rechtzeitig zu möglichst geringen Kapitalkosten beschafft werden [Grob, Reepmeyer, Bensberg 2004, S. 317]. Im Umfeld des internationalen Finanzmanagements sind insbesondere auch die Konsequenzen unterschiedlicher Währungen für die Unternehmensliquidität zu berücksichtigen. Informationssysteme des Finanzwesens bieten hierzu Funktionalitäten zum Währungsmanagement (Currency Management) an, die zur Prognose von Wechselkursen und Handhabung von Wechselkursrisiken (z. B. bei Rechnungslegung in Fremdwährung) dienen.

Für langfristige Planungen von Liquidität und Rentabilität bietet das Instrument des Vollständigen Finanzplanes (VOFI) [Grob 2006, insb. S. 104–130] eine geeignete theoretische Basis. Unter Verwendung dieses Konzepts gelingt die Integration mit dem Datenbestand des Rechungswesens.

Informationssysteme im Rechnungswesen

Das Rechnungswesen besteht aus den beiden Teilsystemen Finanzbuchhaltung („externes Rechnungswesen“) und Kosten- und Leistungsrechnung („internes Rechnungswesen“). Die notwendigen Daten werden im Idealfall gemeinsam über Geschäftsvorfälle erfasst und können so durch Umbuchungen zwischen den verschiedenen Kontenklassen in beiden Teilsystemen des Rechnungswesens genutzt werden.

Finanzbuchhaltung

Die Aufgabe der Finanzbuchhaltung [Alpar et. al. 2019, S. 204 ff.] besteht darin, sämtliche Geschäftsvorfälle eines Unternehmens auf Konten wertmäßig abzubilden und durch den Jahresabschluss eine verdichtete Darstellung der unternehmerischen Vermögens- und Erfolgssituation in Form der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu erzeugen. In der Bilanz wird das Vermögen dem Eigen- und Fremdkapital gegenüber gestellt. Rechengrößen der GuV sind die Erträge und Aufwendungen der Unternehmung, aus deren Differenz der Jahresüberschuss bzw. –fehlbetrag resultiert.

Als grundlegender Baustein der Finanzbuchhaltung ist die Hauptbuchhaltung anzusehen, in der die Buchungen auf den Sachkonten des Kontenplans vorgenommen werden. Neben den Sachkonten der Hauptbuchhaltung sind weitere Konten erforderlich. Diese werden im Rahmen von sog. Nebenbuchhaltungen erfasst [Grob, Reepmeyer, Bensberg 2004, S. 304]:

• Im Rahmen der Kontokorrentbuchhaltung werden die Geschäftsvorfälle mit Lieferanten („Kreditoren“) und Kunden („Debitoren“) dokumentiert.
• Die Lagerbuchhaltung erfasst die Lagerfortschreibung auf der Grundlage von Lieferscheinen und Materialentnahmescheinen.
• Die Anlagenbuchhaltung dient der Fortschreibung des Anlagevermögens. Hierzu zählt neben der Buchung der Zu- und Abgänge von langfristig nutzbaren Wirtschaftsgütern auch die Berechnung der Abschreibungen für diese Anlagegüter. Voraussetzung hierfür ist eine adäquate Gliederung des Anlagevermögens.
• In der Lohn– bzw. Personalbuchhaltung wird für jeden Mitarbeiter ein Per­so­nalkonto geführt. Hier erfolgen die Ermittlung der Bruttobezüge, die Berechnung der Abzüge (Lohn­steuer, Versicherungen) und schließlich die Bestimmung des Nettoauszahlungsbetrags.

Kosten- und Leistungsrechnung

Im Unterschied zur Finanzbuchhaltung, die von pagatorischen Größen aus­geht, stellt die Kosten- und Leistungsrechnung [Grob, Bensberg 2005;  Alpar et. al. 2019, S. 235 ff.] eine kalkulatorische Rechnung dar, die eine betriebs­wirtschaftlich sinnvolle Bewertung güterwirtschaftlicher Verbrauchsvorgänge zur Erstellung betrieblicher Leistungen zum Inhalt hat. Sie stellt eine kurzfristige Rechnung dar, die üblicherweise in Monatsabständen erstellt wird. Adressaten sind primär die unternehmensinternen Entscheidungsträger. Hierzu zählen neben der Unternehmensleitung auch die Leiter von Betriebsbereichen, Werken und Kostenstellen. Informationssysteme für die Kosten- und Leistungsrechnung unterliegen grundsätzlich keinen rechtlichen Vorgaben und können deshalb an den Informationsbedarfen ihrer internen Adressaten ausgerichtet werden.

Die traditionelle Kostenrechnung sieht vor, die Kosten in Einzel- und Gemeinkosten aufzuteilen. Währen die Einzelkosten den Produkten (Aufträgen) direkt zugerechnet werden, sind die Gemeinkosten zunächst einmal den Kostenstellen anzulasten. Den Produkten bzw. Aufträgen werden die Gemeinkosten letztlich durch die Verwendung von Zuschlagssätzen zugerechnet. Aus der Differenz zwischen den Leistungen als bewertetem, betrieblich bedingtem Output und den Kosten resultiert das Betriebsergebnis, das auch als kalkulatorischer Gewinn bezeichnet wird.

Literatur

Alpar, Paul; Alt, Rainer; Bensberg, Frank; Weimann, Peter: Anwendungsorientierte Wirtschaftsinformatik: Strategische Planung, Entwicklung und Nutzung von Informationssystemen. 9. Auflage, Wiesbaden : Springer Vieweg, 2019.

Grob, Heinz Lothar; Reepmeyer, Jan-Armin; Bensberg, Frank: Einführung in die Wirtschaftsinformatik. München : Vahlen, 2004.

Grob, Heinz Lothar; Bensberg, Frank: Kosten- und Leistungsrechnung: Theorie und SAP®-Praxis. München : Vahlen, 2005.

Grob, Heinz Lothar: Einführung in die Investitionsrechnung: Eine Fallstudiengeschichte. 5. Auflage, München : Vahlen, 2006.