Bei dieser Art der Automatisierung, die auch als Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet wird, werden manuelle Tätigkeiten durch sogenannte Softwareroboter erlernt und automatisiert. Dabei werden die Eingaben auf der bestehenden Präsentationsschicht emuliert, so dass keine Änderungen an vorhandenen Anwendungssystemen notwendig sind.
Positionsbestimmung und Überblick
Aufgrund der möglichen Einsparungspotentiale ist die Automatisierung von Prozessen ein wichtiger Aspekt des Prozessmanagements. Grundsätzlich wird darunter jegliche Form der Überführung von manuellen Arbeitsabläufen in eine technische Ausführung verstanden. Die Idee von RPA ist die Automatisierung der Prozessausführung durch Softwareroboter, welche nicht mit greifbaren Industrierobotern zu verwechseln sind. Die Ausführung manueller Aktivitäten wird durch einen Softwareroboter übernommen, wobei die Interaktion mit Anwendungssystemen ausschließlich über Benutzerschnittstellen umgesetzt wird (siehe Abbildung 1) [Czarnecki, Auth 2018, S. 116 f.]. Somit bleiben bestehende betriebliche Anwendungssysteme (z.B. CRM, ERP) unverändert. Damit grenzt sich RPA von traditionellen Ansätzen der Prozessautomatisierung ab, bei denen entweder prozessgetriebene Anpassungen oder Schnittstellen notwendig sind [Dumas et al. 2013, S. 298].
Abb. 1: Grundlegende Architektur der robotergesteuerten Prozessautomatisierung
Softwaresysteme
Zur Umsetzung der robotergestützten Prozessautomatisierung sind am Markt Softwaresysteme verfügbar [van der Aalst, Bichler, Heinzl 2018, S. 269], die im Folgenden als RPA-Systeme bezeichnet werden. Diese unterscheiden sich in Aufbau und Funktionalität erheblich. Als Gemeinsamkeit können die folgenden Merkmale zusammengefasst werden [Allweyer 2016, S. 2; Willcocks, Lacity, Craig 2015, S. 6 f.]:
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Die Umsetzung von Prozessen in RPA-Systemen erfolgt durch regelbasierte Konfiguration oder Beobachtung, was auch als Training des RPA-Systems bezeichnet wird.
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Die Automatisierung basiert auf der Nachahmung bestehender, manuell ausgeführter Prozesse.
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Das RPA-System wird ausschließlich über Benutzerschnittstellen mit bestehenden Anwendungssystemen integriert.
Typische Funktionen, die von RPA-Systemen übernommen werden können, sind zum Beispiel [Scheer 2017, S. 35]:
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Eingabemasken ausfüllen,
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Daten extrahieren und kombinieren,
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Reports erstellen,
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Ausführen von Funktionen in ERP-Systemen,
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Berechnungen ausführen,
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E-Mails öffnen und verarbeiten.
Einsatzmöglichkeiten und Nutzen
Die grundsätzlichen Nutzenaspekte der Automatisierung in Bezug auf Kosteneinsparungen, höhere Verfügbarkeit, kürzere Durchlaufzeiten sowie höhere Zuverlässigkeit und Transparenz gelten auch für RPA. Im Vergleich zu traditionellen Ansätzen der Prozessautomatisierung ist bei RPA von einem geringeren Umsetzungsaufwand auszugehen. Das damit verbundene hohe Nutzenpotential ist durch unterschiedliche Projektbeispiele dokumentiert [Schmitz, Dietze, Czarnecki 2019, S. 15 ff.; Willcocks, Lacity, Craig 2015, S. 18]. Verbunden mit der einfachen Integration wird somit die flexible Automatisierung durch fachseitige Initiativen ermöglicht. Zu beachten ist jedoch, dass sich die beschriebenen Vorteile ausschließlich auf die Automatisierung von manuellen Tätigkeiten in Ist-Prozessen beziehen. Das Re-Design von Prozessen ist dabei kein Ziel und wäre auch nur in einem engen Rahmen möglich. Im Fokus stehen einfache und repetitive Tätigkeiten, bei denen unterschiedliche, nicht integrierte Anwendungssysteme bedient werden [Allweyer 2016, S. 4].
Die Einsatzmöglichkeiten sind von der Komplexität der zu automatisierenden Prozesse abhängig. Dabei kann zwischen den folgenden Komplexitätsgraden unterschieden werden:
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Routineaufgaben, bei denen Daten aus unterschiedlichen Anwendungssystemen kopiert oder kombiniert werden;
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Aufgaben mit regelbasierten Entscheidungen, bei denen Daten aus unterschiedlichen Anwendungssystemen genutzt und anhand eines Regelwerks bewertet werden;
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Unstrukturierte Aufgaben und Entscheidungen, bei denen neben bestehenden Daten und Regeln ein Erfahrungswissen notwendig ist.
Während für die ersten beiden Komplexitätsstufen der erfolgreiche Einsatz von RPA-Systemen anhand von Projektbeispielen dokumentiert ist [Scheer 2017, S. 35 ff.; Allweyer 2016, S. 4 f.; Lacity, Willcocks, Craig 2015, S. 5 ff.], erfordern unstrukturierte Aufgaben und Entscheidungen die Kombination von RPA mit Ansätzen der künstlichen Intelligenz.
Literatur
Allweyer, Thomas: Robotic Process Automation–Neue Perspektiven für die Prozessautomatisierung (2016). http://www.kurze-prozesse.de/blog/wp-content/uploads/2016/11/Neue-Perspektiven-durch-Robotic-Process-Automation.pdf (Abruf: 14.12.2018).
Czarnecki, Christian; Auth, Gunnar: Prozessdigitalisierung durch Robotic Process Automation. In: Barton, Thomas; Müller, Christian; Seel, Christian (Herausgeber): Digitalisierung in Unternehmen, Springer Vieweg; Wiesbaden 2018.
Dumas, Marlon; La Rosa, Marcello; Mendling, Jan; Reijers, Hajo A.: Fundamentals of Business Process Management. Springer: Heidelberg et al. 2013.
Lacity, Mary; Willcocks, Leslie P.; Craig, Andrew: Robotic process automation at Telefonica O2. Outsourcing Unit Working Research Paper Series, The London School of Economics and Political Science, Paper 15/02, 2015.
Scheer, August-Wilhelm: Performancesteigerung durch Automatisierung von Geschäftsprozessen. AWS-Institut für digitale Produkte und Prozesse: Saarbrücken (2017). http://www.aws-institut.de/wp-content/uploads/2017/09/170916_GPPerformance_44_300dpi_final_dop.pdf (Abruf: 14.12.2018)
Schmitz, Manfred; Dietze, Christian; Czarnecki, Christian: Enabling Digital Transformation through Robotic Process Automation at Deutsche Telekom. In: Urbach, Nils; Röglinger, Maximillian (Herausgeber): Digitalization Cases, Springer International Publishing: Cham 2019.
van der Aalst, Will M.P.; Bichler, Martin; Heinzl, Armin: Robotic Process Automation. Business & Information Systems Engineering, 2018, S. 269-272.
Willcocks, Leslie P.; Lacity, Mary; Craig, Andrew: The IT Function and Robotic Process Automation. Outsourcing Unit Working Research Paper Series, The London School of Economics and Political Science, Paper 15/05, 2015.
