Der Begriff Enterprise-Content-Management (ECM) wurde 2003 vom Branchenverband AIIM Association for Information and Image Managementwie wie folgt definiert:
„The technologies used to capture, manage, store, deliver, and preserve information to support business processes” [AIIM, 2003] Mit der Zeit kamen einige Änderungen hinzu. Seit 2008 wird der Begriff als Oberbegriff für „Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Archivierung und Bereitstellung von Inhalten zur Unterstützung von Geschäftsprozessen innerhalb eines Unternehmens“, verwendet. [AIIM, 2008]
In der aktuellen Definition der AIIM beschreibt der Begriff keine einzelne Technologie, Methode oder Prozess, sondern vielmehr eine Kombination von Strategien, Methoden und Werkzeugen. Die Definition lautet: „systematic collection and organization of information that is to be used by a designated audience – business executives, customers, etc. Neither a single technology nor a methodology nor a process, it is a dynamic combination of strategies, methods, and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver information supporting key organizational processes through its entire lifecycle“ [AIIM, 2023]
Das Marktforschungsunternehmen Gartner nennt den unstrukturierten Charakter des Inhalts und liefert hierfür Beispiele: „Enterprise content management (ECM) is used to create, store, distribute, discover, archive and manage unstructured content (such as scanned documents, email, reports, medical images and office documents) and ultimately analyze usage to enable organizations to deliver relevant content to users where and when they need it.“
Unternehmen produzieren eine erhebliche Menge an Informationen entlang ihrer Geschäftsprozesse. Enterprise Content Management verfolgt den Ansatz, alle Unternehmensinformationen auf einer einheitlichen Plattform zur internen und auch zur externen Nutzung bereitzustellen.
Ein Großteil der im Geschäftsprozess benötigten Informationen liegt in unstrukturierter Form, bspw. als E-Mails, Word-Dokumente, Grafiken oder Multimediadateien in unterschiedlichen Anwendungen vor. Suche und Anforderung von Informationen stellen einen zusätzlichen Zeitaufwand für jeden einzelnen Mitarbeiter dar, der durch den Einsatz von ECM-Systemen vermieden werden soll.
ECM verbindet Technologien, mit denen der unternehmensweite Content während des gesamten Enterprise-Content-Lifecycle (Erstellen, Verwalten/Verbinden, Veröffentlichen, Wiederverwenden, Speichern, Archivieren und Löschen) effizient verwaltet werden kann, um damit in allen Geschäftsprozessen eines Unternehmens zur Verfügung zu stehen. ECM soll die unstrukturierte Informationsversorgung der Mitarbeiter und Kunden eines Unternehmens und die Reaktionsfähigkeit und -geschwindigkeit auf wirtschaftliche Veränderungen verbessern [Eggert, Gronau 2008].
In den letzten Jahren haben sich ECM-Lösungen ähnlich wie ERP-Systeme zu unternehmensweiten Anwendungssystemen entwickelt. Hauptaufgabe von ECM-Lösungen ist das systematische Management der geschäftlichen Informationen über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Wesentliche Aspekte dabei sind [Eggert 2007]:
- Zentrale Verwaltung von Dokumenten
- Medienneutrale Datenhaltung
- Nahtlose Integration in Prozesse
- Unterstützung relevanter Ausgabemedien
- Generischer Import von Fremddaten
- Unterstützung der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit.
Aus diesen Aufgaben ergeben sich bestimmte Mindestanforderungen an die Anbieter von ECM-Systemen [Eggert 2007][Eggert 2014]. Darunter zählen unter anderem:
- Mehrstufiger Workflow zur Veröffentlichung von Inhalten
- Benutzerfreundliche Oberfläche mit Such- und Navigationsmöglichkeiten und einer strukturierteren Kategorisierung der Inhalte
- Berechtigungsmanagement
- Mobiler Zugriff auf Unternehmensinformationen
- Cloud-Betrieb
- Import von un- oder schwachstrukturierten Inhalten aus bestehenden Systemen, u. a. Social Media Inhalte
- Verteilung von strukturierten und unstrukturierten Inhalten
Literatur
AIIM Association for Information and Image Management international, 2005, https://www.aiim.org/Resources/Glossary/Enterprise-Content-Management, Webseite aufgerufen am 31.01.2023
Gartner – Glossary: Enterprise Content Management (ECM), https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/enterprise-content-management-ecm, aufgerufen am 31.01.2023
Eggert, Sandy: Enterprise Content Management. In Gronau, N. (Hrsg.): Reihe Wirtschaftinformatik, Band 6. GITO-Verlag: Berlin, 2007.
Eggert, Sandy; Gronau, Norbert: Erhöhung der Wandlungsfähigkeit von ECM-Lösungen unter Verwendung kartographischer Gestaltungsmittel. In: Bichler, M., Hess, T., Krcmar, H., Lechner, U., Matthes, F., Picot, A., Speitkamp, B., Wolf, P. (Hrsg.): Proceedings of the Multikonferenz Wirtschaftsinformatik (MKWI). München, 2008.
Eggert, S.; Stitzel, M.: Enterprise Content Management-Lösungen: Funktionsumfang, Mobilität und Cloud-Betrieb (2014), https://erp-management.de/artikel/enterprise-content-management-loesungenfunktionsumfang-mobilitaet-und-cloud-betrieb/, aufgerufen am 31.01.2023
