Aus ökonomischer Sicht beschreibt Wirtschaftlichkeit das Verhältnis von monetär quantifizierbaren Kosten zur gemessenen Leistung. Der Betrieb von Informationssystemen gilt dann als wirtschaftlich, wenn die aus der Nutzung eines Systems realisierbaren Erträge innerhalb eines bestimmten Betrachtungszeitraums die mit der Systembereitstellung verbundenen Aufwendungen übersteigen.
Grundsätzlich kann eine Unterscheidung zwischen der Bereitstellungs- und der Verwendungswirtschaftlichkeit von Informationssystemen getroffen werden.
Bereitstellungswirtschaftlichkeit beschreibt üblicherweise das Verhältnis der von der systembereitstellenden Einheit (z.B. interne IT-Abteilung oder externer Dienstleister) ausgebrachten Leistungsmengen (z.B. Betriebsstunden des Informationssystems, Anzahl Transaktionen, bearbeite Service Requests etc.) zu den Kosten der für die Systembereitstellung verwendeten Ressourcen (Personalkosten, Miete, Strom etc.). Der Fokus der Verwendungswirtschaftlichkeit liegt hingegen auf dem Verhältnis der Nutzeneffekte für den Anwender bzw. das Unternehmen (z.B. weniger manueller Aufwand, bessere Ergebnisse etc.) zu den aus dem Bezug der IT-Leistungen resultierenden Kosten (z.B. Abschreibung, Betriebskosten, Software-Miete etc.).
Eine praxisrelevante Methode der Ermittlung bzw. Prognose der Wirtschaftlichkeit von Informationssystemen ist die Erstellung eines IT-Business Case. Dieser bezeichnet ein Szenario zur betriebswirtschaftlichen Beurteilung der Investition in Informationssysteme. Im Mittelpunkt des Business Case steht die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, allerdings werden auch nicht-monetäre Aspekte, wie strategischen Ausrichtung und Risikoadressierung bewertet. Kern eines jeden Business Case ist das Analysemodell, welches wiederum aus einem Kosten- und einem Nutzenmodell besteht. Bei der Kostenerfassung wird einerseits zwischen internen (z.B. Arbeitsaufwand IT-Abteilung) und externen Kosten (z.B. Software-Lizenzkosten), anderseits zwischen einmaligen (z.B. Investitions- und Einführungsaufwand) und laufenden Kosten (z.B. Wartungsverträge) unterschieden. Analog wird auch bei der Nutzenerfassung zwischen einmaligen (z.B. Ablösung von Altsystemen) und laufenden Nutzeneffekten (z.B. Zeiteinsparung bei der Aufgabenbearbeitung) unterschieden. Die genaue Quantifizierung des Nutzens ist eine nichttriviale Aufgabenstellung, da bestimmte Nutzendimension (z.B. Kundenzufriedenheit) nur mittelbar bewertet werden können (z.B. Kosten für die Rückgewinnung eines Kunden). Zudem ist an dieser Stelle eine äußert differenzierte Betrachtung der Nutzendimension in Bezug auf ihre Zahlungswirksamkeit erforderlich.
Verfahren zur Kalkulation des Return on Investment von Informationssystemen ermitteln auf Basis zeit-, kosten- und qualitätsbasierter Indikatoren die prozessbezogenen Potenziale einer IT-Investition und stellen diese dem Zustand vor der Investition gegenüber.
