Angesichts des großen Angebotes an betrieblicher Standardsoftware (entsprechende Datenbanken verzeichnen über 6000 Anbieter) ist bei einem Softwareprojekt stets die Frage zu stellen, ob eine (weitgehend) passende Standardsoftware existiert.
Die Auswahlentscheidung steht allerdings unter einer Reihe von Einflüssen, die die Sicherheit der Auswahlentscheidung gefährden könnten. Dazu gehört die Unübersichtlichkeit des Marktes für betriebliche Standardsoftware. Zudem neigen Softwareunternehmen dazu, in der Akquisitionsphase viele Versprechungen zu machen, um den Auftrag zu erhalten. In der Einführungsphase stellt sich dann häufig heraus, dass erwartete Funktionen nicht im Standard enthalten sind und mit hohem zeitlichen und finanziellen Aufwand nachentwickelt werden müssen.
Aus diesem Grund sollte die Auswahl von Standardsoftware systematisch erfolgen. Dazu wurden Vorgehensmodelle (Phasenschemata) entwickelt, die prinzipiell basierend auf Anforderungen einen Markt systematisch absuchen und die Zahl der infrage kommenden Anbieter sukzessive auf eine überschaubare Größe reduzieren [Becker et. al 2007]. Diese verbliebenen Anbieter werden dann, zumeist durch Präsentationen, intensiver betrachtet, bevor eine Auswahlentscheidung getroffen wird.
Das in Abb. 1 dargestellte Modell wurde [Gronau, 2001, S. 101] entnommen. Sein Durchlauf dauert erfahrungsgemäß zwischen drei und neun Monaten.
Abbildung 1: Phasenmodell der Softwareauswahl
Die einzelnen Phasen werden nachfolgend basierend auf [Gronau, 2001] beschrieben:
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Zieldefinition: Die Definition der Ziele erfolgt, um während der Projektlaufzeit eine Orientierung bei Entscheidungssituationen zu erhalten und um erreichte Zustände mit prognostizierten vergleichen zu können. Die Zieldefinition sollte folgendes beinhalten: Ausgangssituation, angestrebte organisatorische Verbesserungen, angestrebte technische Verbesserungen, Zieltermin, angestrebte Verbesserung der Wettbewerbsposition, voraussichtliches Budget.
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Prozessanalyse: Je nach Bedarf kann an dieser Stelle eine grobe Analyse der Geschäftsprozesse, die durch die Standardsoftware abgebildet werden sollen, vorgenommen werden. Eine umfassende Modellierung der Geschäftsprozesse im Ist-Zustand ist meist nicht erforderlich, da sich diese mit Einführung der Standardsoftware ohnehin ändern werden.
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Bei einer ROI basierten Anforderungserhebung wird in dieser Phase der potentielle Nutzen entlang der primären und sekundären Aktivitäten der von [Porter, 1985, S. 37] dargestellten Wertschöpfungskette erhoben. Dabei wird insbesondere auf Zeit-, Qualitäts- und Kostenpotenziale abgestellt, die durch die Einführung einer Standardsoftware gehoben werden können.
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Anforderungen werden gesammelt, nach Themengebieten gegliedert und priorisiert. Die Prioritätensetzung erfolgt typischerweise nach betrieblicher Notwendigkeit, sollte aber durch eine Betrachtung des erzielbaren Prozessnutzens ergänzt werden.
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Marktübersicht: In dieser Phase werden Anbieter gesichtet, die in der Lage sind, die gestellten Anforderungen zu erfüllen. Dabei wird überwiegend auf A-Anforderungen abgestellt. Anbieter von Standardsoftware können in Fachzeitschriften und Büchern, durch Messebesuche, Recherche im WWW oder in Übersichten von spezialisierten Dienstleistern aufgefunden werden.
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Screening: Die in der Marktübersichtsphase gefundenen Anbieter werden schrittweise auf wenige (drei bis fünf) verdichtet. Hierbei muss auf die Vergleichbarkeit der Antworten der jeweiligen Anbieter geachtet werden. Bei einer ROI-basierten Auswahl werden die in der ROI-Analyse ermittelten Potenziale der jeweiligen Funktionalität der Standardsoftware gegenübergestellt.
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Endauswahl: Nachdem im Screening einige wenige Anbieter ausgewählt wurden, die die Anforderungen nach Beantwortung der Befragung am besten erfüllen, werden diese nun mit unternehmensspezifischen Stammdaten und Prozessen konfrontiert um diese im eigenen System abzubilden und im Rahmen einer unternehmensinternen Präsentation dazustellen. Hierauf sollte eine partizipative Diskussion folgen. Im Anschluss daran werden die Präsentationen der Anbieter ausgewertet und die Qualität und funktionaler Abdeckungsgrad jedes Anbieters festgelegt.
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Entscheidung: Basierend auf den Ergebnissen der Endauswahl beginnen die Vertragsverhandlungen mit dem geeignetsten Anbieter über die Leistungsbeschreibung, Regelungen der Vergütung, Organisationsregelungen, Abnahmeregelungen sowie die Service- und Wartungsverträge.
Literatur
Gronau, Norbert: “Auswahl und Einführung industrieller Standardsoftware.” In: PPS Management 6 (2001), S. 14 – 18.
Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware. Oldenbourg Verlag: München, 2001.
Gronau, Norbert, Lindemann, Marcus: “Wirtschaftlichkeitsbewertung einer MES-Einführung.” In: IT&Production 10 (2006), S. 30 – 33.
Porter, Michael E.: Competitive advantage : creating and sustaining superior performance. Free Press: New York, 1985.
Becker, J., Vering, O., & Winkelmann, A. (Hrsg.): Softwareauswahl und -einführung in Industrie und Handel: Vorgehen und Erfahrungen bei ERP- und Warenwirtschaftssystemen. Berlin: Springer, 2007.
