Elektronische Sitzungs- und Meetingsysteme (EMS) unterstützen die Durchführung von synchronen virtuellen Zusammenkünften verteilter Teams. Ziel ist die kollaborative Erarbeitung von Ergebnissen, die der Entscheidungsfindung oder der Problemlösung dienen.
Sitzungen bzw. Meetings werden von [Romano 2001] verstanden als eine gezielte, von kognitiver Aufmerksamkeit geprägte Interaktion, die geplant oder spontan erfolgt, bei welcher Menschen aus einem gemeinsamen Grund zusammenkommen, entweder zur gleichen Zeit und gleichem Ort oder zu unterschiedlichen Zeiten an unterschiedlichen Orten.
Das gemeinsame Betrachten und Bearbeiten von Dokumenten mit mehreren Beteiligten ist ein wesentlicher Bestandteil persönlicher Treffen im Unternehmenskontext. Darüber hinaus dienen solche Zusammenkünfte dem Aufbau sozialer Beziehungen innerhalb der Organisationsstruktur. Der Anlass für Sitzungen und Meetings hebt sich oftmals vom Tagesgeschäft ab und macht die Anwesenheit mehrerer Beteiligter erforderlich. Typische Szenarien sind bspw. Kick-Off-Treffen, Projektabschlusstreffen oder Treffen aufgrund unerwarteter Entwicklungen in Projekten oder Prozessen.
Elektronische Meeting Systeme (EMS) basieren auf Informationstechnologien und ermöglichen oder fördern die Durchführung von Sitzungen bei denen die Teilnehmer nicht an einem physischen Ort sind. Es werden Funktionen zur Verfügung gestellt, die Audio und visuelle Kommunikation unterstützen und somit kreative Problemlösungs- und Entscheidungsfindungsprozesse in Gruppen unterstützen. Der Begriff “Electronic Meeting Systems” wurde maßgeblich durch [Nunamaker et al. 1991] geprägt. [Bidgoli 2011] schreibt EMS drei unterschiedliche Aufgabenklassen zu:
-
Real-time computer conferencing: allows a group of people to interact via their workstations and share files
-
Video teleconferencing: the closest thing to a face-to-face meeting, requires special equipment and sometimes trained operators
-
Desktop conferencing: combines the advantages of video teleconferencing and real-time computer conferencing
Oftmals findet eine synonyme Verwendung mit den Begriffen Group Support System und Group Decision Support System (GDSS) statt. EMS können als ein Teilaspekt des CSCW-Forschungsfeldes verstanden werden. EMS sind von Groupwarelösungen abzugrenzen, in denen Beiträge vorwiegend individuell erstellt werden, während EMS eingesetzt werden, um kollaborative Erarbeitungen zu unterstützen. Aus diesem Grund stellen EMS, Groupware-Systeme und auch Webkonferenzsysteme komplementäre Lösungsansätze dar.
Webbasierte Sitzungs- und Meetingsysteme ermöglichen insbesondere für verteilte Teams die Durchführung von ortsunabhängigen Sitzungen. Wichtige Bestandteile solcher Sitzungs- und Meetingsysteme sind Application Sharing, Screen Sharing, Video Conferencing, Voice-over-IP-Kommunikation oder Textchatsysteme. Sie können Bestandteil von virtuellen Teamräumen sein oder als eigenständige Programme browserbasiert oder als umfassende Client-Server-Installationen zur Verfügung stehen.
Literatur
Bidgoli, H.: MIS2 -r Management Information System. USA : Cengage Learning, 2011.
Klein, A.: Adoption vonr Electronic Meeting Systems. Wiesbaden : Gabler Verlag, 2004.
Nunamaker, J., Dennisr A., Valacich, J., Vogel, D., George, J.: Electronic Meeting Systems to Supportr Group Work. In Communications of the ACM 34 1991, Nr. 7, S 40-61.
Nunamaker, J.,Briggs, R., Mittleman, D.: Lessons from a Dozen Years ofr Group Support Systems Research: A Discussion of Lab and Field Findings. In: Journal of
Management Information Systems 13 1996, Nr. 3, S.r 163–207