Projektmanagement-Werkzeuge sind Software-Werkzeuge zur Unterstützung der Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten. Wegen der Querschnittsfunktion des Projektmanagements existieren Schnittstellen zu anderen Werkzeugen, die sowohl in einzelnen Projektphasen und Disziplinen als auch organisationsweit zum Einsatz kommen.
Werkzeuge zur Planung und Kontrolle
Eine der Kernaufgaben des Projektmanagements ist die Planung und Kontrolle eines Projektes. Dazu werden Werkzeuge eingesetzt, die von der Meilensteinplanung beginnend, Aufgabenpakete sowie deren Aktivitäten und Abhängigkeiten definieren und in den zeitlichen Verlauf eines Projektes einplanen. Dazu bieten diese Werkzeuge u.a. hierarchische Listen, Gantt-Diagramme und Netzpläne.
Die aktuelle Werkzeuggeneration zur Projektplanung unterstützt neben Top-Down- und Buttom-Up-Planungen teilweise auch statistische Planungsmodelle. Bei letzteren wird auf Basis gegebener Aufwandswerte, Ressourcenzuordnungen und nur grob umrissener Zeiträume mit fortschreitendem Projekt eine immer genauere Zeitplanung für die Zukunft berechnet.
Der Einsatz serverbasierter Anwendungssysteme ermöglicht die Projektplanung in einer Multiprojektsituation. Darüber hinaus erlauben diese Anwendungssysteme eine einfache Verteilung der Planungsinformation für alle Projektbeteiligten und die Rückmeldung des Fortschrittes auf Aktivitätenebene. Reporting-Funktionalitäten wie Meilensteintrendanalyse oder Earned Value Analysis ermöglichen Aussagen über den aktuellen Status und den Ausblick eines Projektes.
Schnittstellen zu Werkzeugen
Zur Planung und Kontrolle eines Projektes bedarf es Information, die entweder in disziplinspezifischen Werkzeugen innerhalb des Projekts oder in unternehmensweit verfügbaren Anwendungssystemen verwaltet wird. Dazu gehören aus Sicht des Projektmanagements:
-
Werkzeuge zu Anforderungsanalyse und ‑management (Requirements Engineerung, Requirements Management) für die Erfassung, Abstimmung und Verwaltung von Anforderungen, die Ermittlung von Aufwand und die Zuordnung zu Releases.
-
Konfigurationsmanagementsysteme zur Unterstützung von Releases und Meilensteinen u.a. durch Baselining.
-
Systeme zum Änderungsmanagement für die Erfassung, Bewertung und Verfolgung von Änderungen (Change Requests) und Fehlern (Issues).
-
Werkzeuge zum Risikomanagement.
-
Finanzsysteme zur Budget-Planung und Unterstützung der Investitionskostenrechnung.
-
Controlling-Systeme für die Erfassung von tatsächlichem Aufwand und Kosten.
-
Reportingsysteme für die Unterstützung des Berichtswesens.
-
Systeme zur Prozess- und Corporate-Governance, welche die Einhaltung geforderter Prozesse und Vorschriften unterstützen bzw. automatisch überwachen.
-
Dokumentenmanagementsysteme zur Verteilung von Information und Unterstützung der Kommunikation im Projekt.
Begriffliche Abgrenzung
Das Project Management Institute bezeichnet Projektmanagement-Werkzeuge als “Project Management Information System (PMIS)” bzw. in der offiziellen Deutschen Übersetzung als “Projektmanagement-Informationssysteme”.
Umgangssprachlich wird ein Projektmanagement-Werkzeug auch als Projektmanagementsystem (PM-System oder PMS) bezeichnet. Die DIN-Norm 69901-5:2009-01 definiert allerdings ein Projektmanagementsystem (PMS, engl. project management system) als “System von Richtlinien, organisatorische Strukturen, Prozessen und Methoden zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten”.
Literatur
DIN-Norm 69901-5:2009-01.
Project Management Institute (PMI). A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 5th edition, PMI, Newton Square PA 2013.
Software für Projektmanagement und verwandte Aufgaben, www.projektmagazin.de/projektmanagement-software, Abruf am 19.08.2013.
