Wolfgang Wörndl, Johann Schlichter
Dieser Beitrag erläutert den Begriff persönliches Informationsmanagement (PIM) als Forschungsgegenstand und Anwendung von Tätigkeiten zur Erfassung und Abfrage von persönlich verwalteten Daten von Benutzern.
Begriff
Persönliches Informationsmanagement (engl. personal information management, PIM) bezeichnet sowohl die Untersuchung als auch die praktische Anwendung von Tätigkeiten, die Benutzer durchführen, um ihre persönlichen Informationen erfassen, organisieren, abfragen, austauschen und verwenden zu können [Teevan, Jones, Bederson 2006]. Beispiele für persönliche Informationen sind Dokumente, (Email) Nachrichten, Kontakte, Termine, Informationen über die Person selbst oder auch Referenzen auf andere Informationen. Die Sammlung dieser Informationen nennt man auch den persönlichen Informationsraum (engl. personal space of information, PSI) eines Benutzers [Jones, Teevan 2007]. Informationsmanagement für Gruppen von Personen bezeichnet man analog zu PIM auch als GIM (engl. group information management).
Der Begriff persönliches Informationsmanagement stammt aus den 1980er Jahren [Langsdale, 1988], aus dieser Zeit stammen auch die ersten PIM-Werkzeuge. In den letzten Jahren hat sich mit zunehmender Digitalisierung und Informationsüberflutung des privaten Lebens das Interesse an PIM verstärkt, sowohl an PIM-Werkzeugen als auch an persönlichem Informationsmanagement als interdisziplinärer Forschungsgegenstand.
Aktivitäten
Persönliches Informationsmanagement etabliert, nutzt und pflegt eine Abbildung zwischen den Anforderungen und Bedürfnissen eines Benutzers auf der einen, und den Informationen in seinem/ihrem persönlichen Informationsraum auf der anderen Seite. Genauer lassen sich folgende PIM Aktivitäten unterscheiden [Jones, Teevan 2007]:
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Aktivitäten, um Information zu erfassen: dies betrifft den Eingabevorgang in den persönlichen Informationsraum, z.B. das Anlegen eines Bookmarks zu einer Web Seite.
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Aktivitäten, um erfasste Informationen im PSI zu finden bzw. wiederzufinden, z.B. die Suche nach den Kontaktdaten einer Person.
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Aktivitäten auf der Meta-Ebene des persönlichen Informationsraums fokussieren auf den PSI und dessen Verwaltung oder Organisation, z.B. das Anlegen eines Ordners im persönlichen Dateisystem.
Ein wesentlicher Aspekt von PIM ist, dass Subjektivität und Kontextualität des Informationszugriffes eine große Rolle spielt. Bei einer Suche im PSI möchte man im Unterschied zu einer WWW-Suche keine neuen Informationen finden, sondern Informationen in einem Kontext wiederfinden, in dem man sie vorher schon mal genutzt hatte [Bergman, Beyth-Marom, Nachmias 2008].
Werkzeuge
Zu den Werkzeugen, die für PIM eingesetzt werden, gehören Datei-Manager, Email-Programme, Desktop-Suchprogramme wie Google Desktop, elektronische Kalender oder Adressbücher sowie Anwendungen zur Verwaltung von Aufgaben, Vorgängen und Notizen. Ein verbreitetes kommerzielles Produkt für PIM ist Microsoft Outlook. Neben Einzelplatzanwendungen gibt es auch Internet-gestützte Dienste, die mit einem Web-Browser verwendet werden können, z.B. Kalender und andere Anwendungen von Google. Ein bekanntes Beispiel aus der Forschung zur Erfassung und Abfrage persönlicher Informationen ist das Projekt “Stuff Ive Seen” [Dumais et. al. 2003]. Eine begleitende empirische Untersuchung hat gezeigt, dass Benutzer mit dem Werkzeug Informationen leichter wiedergefunden haben, auch wenn die Information in einer Ordner-Struktur falsch abgelegt wurde.
Ein wichtiger Punkt und Gegenstand der Forschung ist eine Integration zwischen verschiedenen PIM-Anwendungen, um eine vorherrschende Informationsfragmentierung zu verringern. Dazu können zum Beispiel Ontologien und Semantic Web Technologien eingesetzt werden.
Des Weiteren stellen sich aktuell auch Herausforderungen u.a. bei einer Synchronisation von persönlichen Daten zwischen verschiedenen Rechnern und einem Wandel von Desktop- bzw. Laptop-Rechnern mit lokaler Datenhaltung hin zu mobilen Geräten wie Smartphones und Personal Digital Assistants (PDAs) und Cloud-gestützter Datenhaltung [Jones 2012].
Literatur
Bergman, O.; Beyth-Marom, R.; Nachmias, R.: The User-Subjective Approach to Personal Information Management Systems Design: Evidence and implementations. Journal of the American Society for Information Science and Technology, No. 59, Vol. 2, 2008, 235-246.
Dumais , S.; Cutrell , E.; Cadiz, JJ; Jancke , G.; Sarin, R., Robbins, D.: Stuff Ive Seen: A System for Personal Information Retrieval and Re-Use. Proc. 26th ACM SIGIR Conference on Research and Development in Information Retrieval, Toronto, Canada, 2003.
Jones, W.: The Future of Personal Information Management. San Francisco, USA: Morgan & Claypool Publishers, 2012.
Jones, W.; Teevan, J. (Eds.): Personal Information Management. Seattle, USA: University of Washington Press, 2007.
Lansdale, M.: The Psychology of Personal Information Management. Applied Ergonomics, Vol. 19, No. 1, 1988, 55-66.
Teevan, J.; Jones, W.; Bederson, B. (Eds.): Special Issue: Personal Information Management. Communications of the ACM, Vol. 49, No. 1, 2006.
