Besonderheiten im Vergleich zu anderen Ressourcen erfordern eine Vielzahl spezifischer Funktionen in ERP-Systemen, um administrative und dispositive Problemstellungen des “Human Capital Management” zu adressieren. Aber auch Prozesse in strategischen Bereichen wie Recruiting oder Skill Management werden zunehmend durch IT unterstützt.
Begriffsverständnis
Informationssysteme in der Personalwirtschaft, Human Resource Management Systems (HRMS) oder Human Resource Information System (HRIS) bezeichnen (DV-)Systeme zur Automatisierung oder Unterstützung der betrieblichen Aufgaben im Bereich des HRM (Human Resource Management). Auf die Kritik der Verkürzung des Mitarbeiters auf eine „humane Ressource“ und damit die analoge Betrachtung zu anderen Potentialfaktoren soll hier nicht näher eingegangen werden. Allerdings steht außer Frage, dass die Abbildung des HRM in Informationssystemen gerade in denjenigen Bereichen besonders weit gediehen ist, in denen sich die relevanten Eigenschaften und Fähigkeiten des Menschen gut strukturieren lassen und z. B. psychologische oder motivatorische Aspekte im Hintergrund bleiben.
Folglich ergeben sich bei der Entwicklung von HRIS auch selten spezifische IT-Probleme; klassische Fragen nach der geeigneten Softwarearchitektur, Kriterien der Make-or-Buy-Entscheidungen oder der einzusetzenden Datenbanken gleichen weitgehend denen in anderen betrieblichen Funktionsbereichen. Als wesentlicher Unterschied muss hier allerdings die prominente Rolle der rechtlichen Rahmenbedingungen beachtet werden. Während z. B. die anfallenden Daten maschineller Ressourcen unbeschränkt verarbeitet und ausgewertet werden können, setzen im HRM neben den Gesetzen zu Datenschutz und Datensicherheit vor allem die Regelungen zur Mitbestimmung, zum Tarifrecht und der Gleichbehandlung deutlich engere Restriktionenrahmen. Da es sich hierbei häufig um nationales Recht handelt, ist die globale Verwendbarkeit von Standardsoftware im Bereich HR oft mit aufwendigen Anpassungen verbunden.
Einzelne Funktionsbereiche
Zu Beginn der Entwicklung von HRIS stand (wie in anderen Funktionsbereichen auch) die Automatisierung operativer Massenprozesse im Vordergrund, die meist in administrativen Funktionen zu finden sind. Systeme der Arbeitszeiterfassung wurden bereits früh mit solchen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung gekoppelt, um Überstunden, Zuschläge und Urlaubsansprüche konsistent zu verwalten und zu verrechnen. Als weiterer administrativer Funktionsbereich von hoher Bedeutung ist die Zugangskontrolle zu nennen, der heutzutage nicht nur Authentifizierung und Autorisierung für den Zugang zu physischen Räumen sondern auch zu Information adressieren muss. Ebenso wohlstrukturiert aber deutlich komplexer zu lösen sind dagegen die dispositiven Probleme bei der Planung des Einsatzes des Humankapitals: Die kurzfristige Produktionsablaufplanung, also die Festlegung der Durchführungszeitpunkte für einzelne Vorgänge korrespondiert unmittelbar mit einem Kapazitätsbedarf an benötigtem Personal sowie den erforderlichen „Skills“ der Mitarbeiter. Im Vergleich zur Einsatzplanung maschineller Ressourcen erlauben die Fähigkeitsprofile von Mitarbeitern häufig größere Substitutionsmöglichkeiten. Andererseits unterliegt der Einsatz völlig anderen Restriktionen und Kostenfunktionen, resultierend aus der Notwendigkeit von Ruhe- und Pausenzeiten sowie Regelungen zu Überstundenzuschlägen und zulässigen Schichtfolgen. Dennoch lässt sich in den letzten Jahren vor allem in der Literatur zum
Resource Constrained Project Scheduling eine Vereinheitlichung des Ressourcenbegriffs beobachten, die eine Abbildung von Labour Constraints und somit eine integrierte Einsatzplanung aller Ressourcen erlaubt.
Während in der Kurzfristdisposition sowohl der Bestand wie auch die Fähigkeiten des Personals als fix angenommen werden, können beide in mittelfristiger Perspektive variiert werden. Die Recruiting-Funktion versucht eine Deckung des künftig erwarteten Bedarfs an Mitarbeitern über Einstellung zu realisieren, dagegen fokussieren Skill-Management-Systeme auf die Weiterentwicklung der Fähigkeiten des vorhandenen Mitarbeiterstamms, entweder „on the job“ durch die Auswahl von Aufgaben mit hohem Qualifizierungspotential oder aber die Einplanung von expliziten Trainings- oder Weiterbildungseinheiten. In diesem Zusammenhang werden dann auch Computer-Based-Training-Systeme und Learning-Management-Systeme den HRIS zugerechnet. Auch das Management von Anreiz- und Bonussystemen zum Employee Retention Management hat deutlich an Bedeutung gewonnen.
Leistungsumfang heutiger ERP-Systeme
HRM wird als zentrale Funktion von allen Enterprise Resource Planning-Systemen angeboten. Administrative Funktionen wie z. B. Gehaltsabrechnung zählten z. B. bereits in den 70er Jahren zum initialen Funktionsumfang der ersten SAP-Systeme. Heute umfasst das SAP ERP HCM (Human Capital Management) auch mehrere der oben ausgeführten strategischen und dispositiven Funktionen:
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Im Skill- oder Talent Management stehen neben der Unterstützung des Recruiting vor allem die Planung einer optimalen Weiterentwicklung der Skills durch Schulungsmaßnahmen, Fragen der Abstimmung der Mitarbeiterziele mit den Zielen des Unternehmens sowie die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen im Vordergrund.
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Workforce Process Management fokussiert dagegen auf die transaktionskostenminimale Durchführung der personalbezogenen Prozesse, was insbesondere bei global agierenden Unternehmen die Abstimmung von Geschäftsverfahren und Gesetzesvorschriften voraussetzt.
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Workforce Deployment versucht schließlich die Allokation der Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen zu den richtigen Projektteams zu optimieren und durch konsequentes Monitoring des Projektfortschritts die Effizienz der
Nutzung des Humankapitals zu steigern.
Künftige Herausforderungen
Methodische Herausforderungen für die Wirtschaftsinformatik sind – neben der Verbesserung der Abstimmung von Produktions- und Personaleinsatzplanung – vor allem auch im E-Recruiting zu sehen: Das Matching-Problem zwischen Bewerber und zu besetzender Position (und hiermit verbunden der Wunsch nach einer automatisierten Vorauswahl) stellt klassische Filter- und Empfehlungssysteme vor zwei große Probleme: Zum einen erschwert der schlechte Strukturierungsgrad der Bewerbungsunterlagen die Anwendung content-basierter Verfahren, zum anderen ist das Matching-Problem ein bilaterales, d. h. nicht nur die Präferenzen des Unternehmens, sondern auch die des Kandidaten bzgl. möglicher Arbeitgeber sind zu berücksichtigen vgl. [Malinowski et al. 2006].
Literatur
Malinowski, Jochen; Keim, Tobias; Wendt, Oliver; Weitzel, Tim: Matching People and Jobs: A Bilateral Recommendation Approach. In: Proceedings of the 39th Hawaii International Conference on System Sciences, Kauai, USA; 2006.
Strohmeier, Stefan: Informationssysteme im Personalmanagement. Wiesbaden : Vieweg+Teubner 2008.