Unter Personal Information Manager werden Softwarelösungen verstanden, die die Verwaltung und Organisation persönlicher Daten unterstützen.
Während Groupware-Lösungen darauf abzielen, den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit in Teams zu unterstützen, stellt der Personal Information Manager (PIM) die Informations- und Koordinationsbedürfnisse Einzelner in den Vordergrund. In der Literatur herrscht ein unterschiedliches Verständnis über einen Personal Information Manager (PIM). Eine grundlegende Definition des Begriffs stammt von [Landsdale 1988] der unter PIM “the methods and procedures by which we handle, categorize, and retrieve information on a day-to-day basis” versteht. [Abiteboul et al. 2005] beschreiben PIM als “database that could store, organize, and provide access to all of a person’s digitally encoded information for a life time“. [Jones und Maier 2003] sehen im PIM einen bisher unerreichten Idealzustand, in dem Mitarbeiter zur richtigen Zeit mit erforderlichen Informationen versorgt werden und diese in geeigneter Weise aufbereitet werden, um spezifische Aufgaben zu erfüllen. Diese Definition kann im Zuge der zunehmenden Mobilität auch um die geografische Dimension erweitert werden, so dass Mitarbeiter nicht nur zu richtigen Zeit sondern auch am richtigen Ort mit den erforderlichen Informationen versorgt werden. Weiterhin sollen diese Informationen mit geringem Aufwand bearbeitet, organisiert und anderen zugänglich gemacht werden können.
[Kaplan et al. 1990] definieren darüber hinaus drei wesentliche Nutzeranforderungen, denen ein PIM zu entsprechen hat:
-
Der Nutzer muss dazu in der Lage sein, Textelemente problemlos eingeben und editieren zu können, ohne auf die Grundstruktur der Datenbasis achten zu müssen.
-
Der Nutzer darf nicht im Voraus dazu gezwungen werden, die zukünftige Struktur der Daten und Informationen zu bestimmen, da sie sich in Folge von Datenerweiterungen oder Restrukturierungen ständig im Wandel befindet.
-
Der Nutzer muss die Möglichkeit erhalten, Auswertungsmöglichkeiten in seinem ganz eigenen, idiosynkratischen Format zu erstellen.
Ein Personal Information Manager ist integraler Bestandteil und wichtigstes Instrument des Personal Information Managements, dass nach [Jones und Teevans 2007] folgende Aufgabe hat: „Personal information management is both the practice and the study of the activities people perform to acquire, organize, maintain, retrieve, use, and control the distribution of information items such as documents (paper-based and digital), Web pages, and email messages for everyday use to complete tasks (work-related and not) and to fulfill a persons various roles (as parent, employee, friend, member of a community, etc.).“
Typische Instrumente des PIM sind bspw. Lösungen zur Adress-, Termin-, Aufgaben- und Dokumentenverwaltung [Stenmark et al. 2010]. PIM gewinnt darüber hinaus durch die zunehmende Einbindung von mobilen Endgeräten (insbesondere Smartphones) in Arbeitsprozesse an Bedeutung. Insbesondere die Frage der Erreichbarkeit und der Signalisierung von Präsenzstatus gewinnt im Hinblick auf die Zusammenführung mobiler und fest installierter Infrastrukturen (fixed-mobile convergence) für das PIM an Bedeutung.
Literatur
Abiteboul, S., et al.:r The Lowell Database Research Self-Assessment. Communications of the ACM 48(5),r 111–118 (2005)
Jones, W., Maier, D.:r Personal Information Management. Group Report: NSF IDM 2003 Workshop, 2003.
Jones, W.; Teevan, J.:r Personal Information Management. Seattle, WA: University of Washington Press,r 2007.
Kaplan, S.J., Kapor,r M.D., Belove, E.J., Landsman, R.A. and Drake, T.R. Agenda: A personal information manager. Commun. ACM 33, 7 (July 1990), 105–116.
Lansdale, M: Ther psychology of personal information management. In: Applied Ergonomics 19 1988,r 1, S. 55-66.
Stenmark, D.;r Espenkrona, K.; Svensson, M. “Design Implications for Personal Information Management: A Theoretical Evaluation of a Prototype Interface”, in Proceedings of AMCIS 2010, Lima, Peru, August 12-15, 2010.
Teevan, J.; Jones, W.: The disappearing desktop: pim 2008. CHI Extended Abstracts 2008: 3917-3920