Unter Groupware werden technische Systeme zur Unterstützung der Interaktion einer Gruppe von Personen bei der Koordination ihrer Aktivitäten, der Kommunikation, und der Zusammenarbeit verstanden. Dabei kann die Interaktion sowohl räumlich als auch zeitlich verteilt sein.
Eine zentrale Definition für den Begriff “Groupware” stammt von Ellis, Gibbs und Rein. Danach ist Groupware ein “computer-basiertes System, das eine Gruppe von Personen in ihrem Aufgabengebiet oder Ziel unterstützt und eine Schnittstelle für eine geteilte Arbeitsumgebung bietet” (Ellis et al. 1991, übersetzt).
Der Hauptunterschied zwischen Groupware und anderer Software zur Unterstützung mehrerer Benutzer, wie z.B. Mehrbenutzerdatenbanksysteme, ist der explizite Versuch von Groupware die Isolation der Benutzer voneinander zu reduzieren. Groupware schafft also ein Gewahrsein über die Kollegen und deren Aktivitäten (siehe auch Awareness). In diesem Zusammenhang stellen Lynch et al. (1990, S. 160, übersetzt) fest: “Groupware unterscheidet sich von normaler Software in einer grundlegenden Prämisse: Groupware schafft beim Benutzer das Bewusstsein dafür, dass er ein Teil einer Gruppe ist, während der Großteil anderer Software versucht, den Benutzer vor anderen zu verstecken und zu schützen.“
Eine zweite wichtige Eigenschaft, die für Groupware identifiziert worden ist, ist die Anpassbarkeit bzw. Nutzungsoffenheit. Nachdem jede Gruppe anders ist und Groupware nicht nur auf die Anforderungen der Gruppe als Ganzes sondern auch auf die individuellen Anforderungen aller Gruppenmitglieder eingehen muss, um eine kritische Masse an Benutzern zu aktivieren, gibt es üblicherweise nicht eine Lösung für alles. Groupware muss sehr generisch und/oder anpassbar sein, so dass sie Benutzer und Gruppen auf unterschiedliche Art und Weise nutzen können. Im Gegensatz zu ERP-Sysstemen, deren Nutzung klar vorgegeben ist, ist Groupware genauso wie Social Software (oder Kooperationssysteme allgemein) nutzungsoffen. E-Mail ist das beste Beispiel für diesen Medien-Aspekt von Groupware. Die Anpassung sollte idealerweise für den Endbenutzer selbst durchführbar sein. Arbeiten hierzu finden sich unter dem Titel End-User-Development oder Endbenutzerentwicklung (z.B. Lieberman et al. 2006).
In der Computer-Fachpresse und der Softwareindustrie wird Groupware gerne mit Microsoft Outlook/Exchange bzw. in diese Klasse gehörigen Client/Server-Produkten, die auf dem MAPI-Protokoll basieren, gleichgesetzt – d.h. als Kombination von E-Mail, (gemeinsamen) Terminkalendern, (gemeinsamen) Adressbüchern und (gemeinsamen) ToDo-Listen. Eine aktuelle Definition zu dieser eingeschränkten Sicht stammt von Böttger und von Raison (2008): “Eine Groupware ist ein E-Mail- und Kommunikationssystem, das folgende grundlegende Inhalte bereitstellt: Adressen und Kontakte, Aufgaben, E-Mail, gemeinsame Folder, Kalender sowie Notizen.”
Tatsächlich betrachtet der Forschungsbereich CSCW den Begriff aber etwas breiter. Zu Groupware gehören alle Lösungen, die Gruppen bei der Zusammenarbeit unterstützen. Bei der Unterstützung asynchroner Zusammenarbeit sind das beispielsweise zusätzlich zu oben genannten Funktionalitäten Werkzeuge zur Verwaltung gemeinsamer Datenbestände (Informationsräume) mit Awareness-Funktionalität. Bei der Unterstützung synchroner (also zeitgleicher) Zusammenarbeit betrachtet man bei Groupware auch verschiedene Konferenzsysteme, Instant-Messaging-Anwendungen, (synchrone) Gruppeneditoren und auch sogenannte Social Software.
Die aus dem World Wide Web bekannte Social Software (wie z.B. Wikis) wird seit etwa 2005 auch immer stärker in geschlossenen Unternehmensnetzwerken eingesetzt (Koch & Richter 2008). Social Software baut zwar auf nahezu denselben Prinzipien wie die ursprüngliche Groupware auf, spricht jedoch eine andere Anwendergruppe (Communities bzw. Netzwerke statt Teams) an. Die konkreten Anwendungen haben sich folglich zu einem eigenständigen Zweig mit einem stetig wachsenden Funktionsumfang entwickelt. Trotzdem kann auch Social Software als Groupware betrachtet werden, wenn es sich um den Einsatz von Social Software in einem Unternehmen handelt. Denn auch der Forschungsbereich CSCW widmet sich immer mehr der Unterstützung von lose gekoppelten Gruppen (Communities und Netzwerke).
Literatur
Böttger, C.; von Raison, A.: Neu gruppiert – Collaboration-Lösungen für KMU, iX Magazin für professionelle Informationstechnik, Mai 2008.
Ellis, C. A.; Gibbs, S. J.; Rein, G. L.: Groupware – Some Issues and Experiences. Communications of the ACM, 34(1), 1991. S. 38-58.
Koch, M.; Richter, A.: Enterprise 2.0 – Planung, Einführung und erfolgreicher Einsatz von Social Software im Unternehmen. München: Oldenbourg Wissenschaftsverlag, 3. Auflage, 2012.
Lieberman, H.; Paterno, F.; Wulf, V. (Hrsg.): End-User Development. Dordrecht, The Netherlands: Springer, Human-Computer Interaction Series Vol. 9, 2006.
Lynch, K. J.; Snyder, J. M.; Vogel, D. M.; McHenry, W. K.: The Arizona Analyst Information System: Supporting Collaborative Research on International Technological Trends. In: Gibbs, S.; Verrijn-Stuart, A. A.: Multi-User Interfaces and Applications, Amsterdam: Elsevier Science, 1990. S. 159-174
