Angesichts des Wettbewerbs um Studierende, der Komplexität modularisierter Studiengänge und eines stärkeren Kostenbewusstseins setzen Hochschulen vermehrt Anwendungssysteme zur integrierten Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse ein. Abhängig von deren Funktionalität haben sich ein auf die Lehr- und Studienverwaltung bezogenes sowie ein hochschulweites Begriffsverständnis für diese Systeme herausgebildet.
Begriff
In Anlehnung an das Konzept unternehmensweit integrierter Anwendungssysteme sind im Hochschulwesen sog. Hochschulinformationssysteme oder universitäre Informationssysteme (IS) bereits in den 1990er Jahren entstanden [Küpper, Sinz 1998, S. 157]. Zuletzt hat sich insbesondere im deutschen Sprachraum dafür der modernere Begriff des Campus-Management-Systems (CMS) etabliert [Sprenger et al. 2011, S. 211]. Die Bezeichnung lässt sich auf eine Branchenlösung für Hochschulen des Softwareherstellers SAP zurückführen, die unter der Bezeichnung „SAP Campus Management“ auf Basis des Enterprise Resource Planning (ERP) Systems SAP R/3 entwickelt wurde und heute von SAP unter der Bezeichnung „SAP Student Lifecycle Management“ (SLCM) vermarktet wird [Auth 2015, S. 446]. Im englischsprachigen Raum ist sowohl an Hochschulen (bspw. Yale University Student Information System, http://www.yale.edu/sis/) als auch an Schulen (bspw. Raytown Student Information System, https://sisk12.raytownschools.org/) der Begriff des Student Information System verbreitet [Mukerjee 2012], aber auch die Begriffe University Information System [Bentley et al. 2013] und CMS sind anzutreffen. Obgleich das Akronym CMS auch für Content Management Systeme gebräuchlich ist, hat es sich sowohl in der wissenschaftlichen Diskussion als auch in der Hochschulpraxis auch für Campus-Management-Systeme etabliert.
Bei diesen handelt es sich um Anwendungssysteme zur umfassenden Unterstützung der Geschäftsprozesse von Bildungseinrichtungen des tertiären Bereichs (Berufsakademien, Fachhochschulen, Universitäten u.a.). Aufgrund der Parallelen zu Enterprise Resource Planning-Systemen (ERP) lassen sich CMS auch als branchenspezifische Ausprägungen solcher Systeme für das Hochschulwesen verstehen.
Ähnlich ERP-Systemen besitzen CMS drei Hauptmerkmale [Alt, Auth 2010, S. 186]:
- Realisierung der Prinzipien integrierter Anwendungssysteme, die u.a.eine zentrale, konsistente Datenverwaltung, eine einheitliche Benutzerschnittstellesowie funktionsübergreifende Abläufe im Sinne von Geschäftsprozessen umfassen.
-
Gegenüber den häufig als Individualsoftware entstandenen Hochschulinformationssystemen sind CMS überwiegend gezielt als Standardsoftware entwickelt, modular aufgebaut und individuell anpassbar.
-
Aus funktionaler Sicht deckt ein CMS sämtliche operativen Funktionalitäten (horizontale Integration) sowie alle entscheidungsunterstützenden Funktionalitäten einer Hochschule ab (vertikale Integration).
Abhängig vom Funktionsumfang lassen sich zwei Begriffsverständnisse für CMS identifizieren. Nach einer engeren, studienzentrierten Sicht dient ein CMS der Verwaltung von Lehre und Studium. Eine umfassendere, hochschulweite Sicht schließt in CMS darüber hinaus auch die Unterstützung in den Bereichen Forschungs- und Ressourcenmanagement (z.B. Personal- und Rechnungswesen) sowie der Lehre selbst (Lernmanagement bzw. E-Learning) mit ein. Analog der Vorgehensweisen bei integrierten Anwendungssystemen im Industrie- oder Dienstleistungsbereich kann die Implementierung durch das Produkt eines Herstellers oder die lose Kopplung spezialisierter Teilsysteme, im Sinne eines Best-of-Breed-Ansatzes, erfolgen (vgl. bspw. [Radenbach/Friedemann 2013].
Funktionsumfang
Der Funktionsumfang von CMS orientiert sich am sog. ‚Studentischen Lebenszyklus‘, der die Kundenorientierung bei der Interaktion mit externen Anspruchsgruppen (Bewerber, Studenten, Alumni etc.) in den Vordergrund stellt. Danach sollten Hochschulen ihre Studierenden als Kunden für die Leistung ‚akademische Bildung‘ begreifen und eine im Idealfall lebenslange Bindung beginnend bei der Orientierung und Information vor Studienbeginn, über den Verlauf des Studiums mit erfolgreichem Abschluss bis hin zu Weiterbildungsmaßnahmen für Alumni etablieren. Damit ergeben sich als charakterisierende CMS-Funktionalitäten:
- Studierendenverwaltung mit Funktionen wie Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation, Exmatrikulation,Rückmeldung, Gebührenverwaltung bis hin zu Alumni-Services.
-
Studiengangsverwaltung zur Pflege von Prüfungsordnungen, Moduldaten und –katalogen sowie zur Erstellung von Modulhandbüchern und Studienplänen.
-
Prüfungsverwaltung zur Planung, Organisation und Dokumentation von Prüfungen sowie zur Generierung von Leistungsnachweisdokumenten.
-
Lehrveranstaltungsplanung mit Verwaltungsfunktionen für Räume, Termine und Veranstaltungen, elektronische Vorlesungsverzeichnisse sowie Evaluationsfunktionen.
-
Berichtswesen mit entscheidungsunterstützenden Funktionen (Business Intelligence) zur Unterstützung von Entscheidungsträgern aller Ebenen durch die Auswertung der CMS-Datenbasis.
-
Lehrmanagement mit Funktionalitäten zur Durchführung von Lehrveranstaltungen (E-Learning).
-
Forschungs- und Ressourcenmanagement mit Funktionalitäten zur Unterstützung der Forschung (z.B. Projekt- und Drittmittelverwaltung) und der Verwaltung (z.B. Personal- und Rechnungswesen).
Mehrheitlich orientieren sich kommerzielle CMS-Produkte wie HISinOne oder CampusNet am engeren bzw. studienzentrierten CMS-Begriffsverständnis [Schilbach et al. 2009]. Für die Unterstützung weiterer Aufgaben in den übrigen Aufgabenbereichen einer Hochschule besitzen diese Systeme Schnittstellen zu weiteren Anwendungen. Umfassend integrierte bzw. hochschulweite CMS bilden dagegen auch diese Funktionalitäten in einer Gesamtlösung ab (s. Abbildung 1). In der Praxis sind weitere Systeme, insbesondere mit Querschnittsfunktionen zur Gewährleistung des integrierten Systemcharakters (z.B. zum Dokumenten- und Identitätsmanagement) als Bestandteile von CMS anzutreffen.
Abbildung 1: Funktionale Abgrenzung von studienzentriertem gegenüber hochschulweitem CMS-Begriff
Nutzen
In Anlehnung an bewährte Konzepte der integrierten Informationsverarbeitung (ERP, Computer Integrated Manufacturing) führt der Einsatz von CMS innerhalb von Hochschulen zu Verbesserungen von Effizienz, Effektivität und Servicequalität durch Daten-, Funktions- sowie Prozessintegration. Von zunehmender Bedeutung für den Service sind webbasierte Self-Service-Funktionalitäten, die Studierende, Dozenten und andere Akteure in ihrer Aufgabenverrichtung unterstützen. Letztlich helfen CMS den Hochschulen bei der Bewältigung eines Strukturwandels, der sich aus einem gestiegenen Verwaltungsaufwand durch die Bologna-Reform sowie einem zunehmenden Wettbewerb ergibt. Analog der Erfahrungen aus dem ERP-Bereich stehen dem Nutzen die Kosten sowie vor allem die Risiken einer weitreichenden Transformation des Hochschulbetriebes gegenüber. Perspektivisch entstehen weitere Nutzeneffekte durch die Vernetzung der CMS mehrerer Hochschulen und das Einrichten hochschulübergreifender Dienste (Shared Services), da insbesondere gegenüber den in anderen Branchen etablierten Ansätzen des Electronic Business im Hochschulbereich noch ein großer Rückstand besteht.
Literatur
Alt, Rainer; Auth, Gunnar: Campus-Management-System. In: Wirtschaftsinformatik 52 (2010), Nr. 3, S. 187-190.
Auth, Gunnar: Prozessorientierte Anforderungsanalyse für die Einführung integrierter Campus-Management-Systeme. In: Aßmann, Uwe et al. (Hrsg.): Tagungsband Multikonferenz Software Engineering & Management 2015, LNI Band P-239, Bonn, 2015, S. 446-461.
Bentley, Yongmei; Cao, Guangming; Lehaney, Brian: The Application of Critical Systems Thinking to Enhance the Effectiveness of a University Information System. In: Systemic Practice & Action Research, 26(2013)5. S. 451-465.
Küpper,r Hans-Ulrich; Sinz, Elmar J.: Gestaltungskonzepte für Hochschulen: Effizienz,r Effektivität; Evolution. Schäffer-Poeschel: Stuttgart 1998.
Mukerjee, Sheila: Student Information Systems – Implementation Challenges and the Road Ahead. In: Journal of Higher Education Policy and Management, 34(2012), Nr. 1, S. 51-60.
Radenbach,r Wolfgang; Friedemann, Stefan: Campus Intelligence: Von der Massenstatistik zurr automatisierten individuellen Information. In: Alt, Rainer; Franczyk, Bogdan (Hrsg.): Proceedings der 11. Internationaler Tagung Wirtschaftsinformatik 2013, Band 1, Leipzig 2013, S. 391-405.
Schilbach,r Henry; Schönbrunn, Karoline; Strahringer, Susanne: Off-the-Shelf Applicationsr in Higher Education: A Survey on Systems Deployed in Germany. In: Abramowicz,r Witold (Hrsg.): Business Information Systems, Springer: Heidelberg 2009, S.r 242-253.
Sprenger,r Jon; Klages, Marc; Breitner, Michael H.: Wirtschaftlichkeitsanalyse für dier Auswahl, die Migration und den Betrieb eines Campus-Management-Systems. In:r Wirtschaftsinformatik 52 (2010), Nr. 4, S. 211-224.