Dieser Beitrag definiert den Begriff Beschaffung als Teilbereich der Materialwirtschaft. Danach werden Faktoren der Auswahl von Anwendungssoftware diskutiert sowie Vor- und Nachteile von Standardsoftware im Vergleich zu Individualsoftware behandelt.
Definition
Beschaffung (oder Synonym: Einkauf) ist im klassischen betriebswirtschaftlichen Verständnis Teil der Materialwirtschaft. Die Beschaffung von Anwendungssoftware ist originäre Aufgabe des IT-Managements.
Faktoren der Auswahl von Software
Die Eigenentwicklung stellte in der Anfangszeit der betrieblichen IT die ausschließliche Methode der Softwarebeschaffung dar. Individualsoftware wird heute dann eingesetzt, wenn keine adäquate Lösung auf dem Markt erhältlich ist oder technische Rahmenbedingungen den Einsatz erforderlich machen. Die Software wird nach den Spezifikationen eines Unternehmens entwickelt. Dadurch können die Anforderungen eines Unternehmens oftmals besser und gezielter abgedeckt werden als bei der Verwendung von Standardsoftware. Nachteilig ist der in der Regel höhere finanzielle Aufwand der eigenerstellten Lösung. Des Öfteren werden für einzelne Unternehmen entwickelte Lösungen später als „Standardsoftware“ angeboten. Die Käufer solcher Lösungen haben zum Teil jedoch Probleme bei der organisatorischen Implementierung, da sie nicht allgemein, sondern auf die spezifischen Belange des ersten Auftraggebers zugeschnitten wurde [Schwarzer, Krcmar 2004, S. 225f.].
Abb. 1: Alternativen der Softwarebereitstellung (in Anlehnung an [Schwarzer, Krcmar 2004, S. 224])
Abbildung 1 beschreibt die Alternativen einer Make-or-Buy- Entscheidungssituation. Für die Eigenerstellung lassen sich drei Umsetzungskonzepte aufzeigen: Entweder übernehmen externe IT-Spezialisten die Entwicklung der Individualsoftware oder die IT-Abteilung des Unternehmens verfügt über hinreichende Ressourcen, das Software-Projekt umzusetzen. Für den Fall der unternehmensinternen Entwicklung ist auch eine Aufstockung der eigenen Ressourcen denkbar, insbesondere wenn es sich um geheimhaltungswürdige Projektinhalte handelt.
Eine Sonderstellung nimmt das Enduser Computing ein. Diese Alternative – auch als Individuelle Datenverarbeitung (IDV) bezeichnet – beschreibt die Möglichkeit, die Entwicklung der (Arbeitsplatz-) Software den Endusern zu übertragen. Da die Komplexität der zu entwickelnden Software nicht die Fähigkeiten der Enduser übersteigen sollte, setzt man Entwicklungsplattformen ein. Auf der anderen Seite werden durch die individuelle Datenverarbeitung neue Problemfelder eröffnet. Problematisch sind der unkontrollierte Einsatz unterschiedlicher, zum Teil nicht kompatibler Hard- und Software, die Gefahr von Doppelentwicklungen grundlegender Problemlösungen, wodurch Kapazitäten gebunden werden, sowie die Existenz mehrerer Datenbanken teilweise gleichen Inhalts. Häufig werden die schnell entwickelten Problemlösungen von den Anwendern nicht umfassend dokumentiert, so dass eine Systempflege nach Weggang des Mitarbeiters erschwert ist.
Der Anteil der betrieblichen Standardsoftware ist ständig gestiegen. Besonders in den Bereichen der IDV mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsgraphik, aber auch in den betriebswirtschaftlichen Kernfunktionen wie Finanzbuchhaltung, Auftragsbearbeitung oder Produktionssteuerung nimmt die Standardsoftware mit ihrer unternehmensübergreifenden oder branchenübergreifenden Ausrichtung einen immer höheren Stellenwert ein.
Vorteile von Standardsoftware gegenüber Eigenentwicklung sind:
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Kosteneinsparung durch spezialisierte Anbieter und die größere Anzahl der Abnehmer,
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Eliminierung der Entwicklungszeiten durch sofortige bzw. rasche Produktverfügbarkeit,
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Reduzierung der Einführungs- und Übergangszeit im Vergleich zur oft modulweise entwickelten Individual-Software,
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hohe Programmqualität durch spezialisierte Anbieter und gegebenenfalls Wettbewerbsdruck zwischen mehreren Anbietern,
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Gewährleistung der Programmwartung und Weiterentwicklung durch den Anbieter und
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Unabhängigkeit der Programmentwicklung von der Größe und Verfügbarkeit der IT-Ressourcen im Unternehmen.
Die Nachteile von Standardsoftware sind dementsprechend:
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Unvollständige Abdeckung unternehmensspezifischer Anforderungen,
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unvollständige Integration in die Gesamtheit bereits im Unternehmen implementierter Anwendungen, z. B. wegen Schnittstellenproblemen und
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durch Orientierung an allgemeiner Verwendbarkeit eventuell schlechtes Betriebsverhalten in unternehmensspezifischen Situationen.
Kriterien bei der Auswahl von Standardsoftware lassen sich unterschiedlich gruppieren [Stahlknecht, Hasenkamp 2002, S. 306ff.]: An erster Stelle stehen die betriebswirtschaftlichen Kriterien, bei denen die Funktionalität der Standardsoftware den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen und die Integration mit der bestehenden Anwendungslandschaft gewährleistet sein muss. In engem Zusammenhang mit der Funktionalität steht der Aufwand zur Software-Parametrisierung und Nutzerschulung bei der Einführung. Des Weiteren sind softwaretechnische Eigenheiten wie Zukunftsorientierung, Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit zu berücksichtigen. Bei der Anschaffung der Software spielen neben dem Kaufpreis auch die Lieferzeit und vor allem die Vertragsgestaltung für die Zeit nach dem Kauf mit Wartung und Weiterentwicklung eine Rolle. Auch sind Anbieterdaten wie Größe, Branchenerfahrung und geographische Nähe einzubeziehen.
Literatur
Schwarzer, B. ; Krcmar, H.: Wirtschaftsinformatik: Grundzüge der betrieblichen Datenverarbeitung. 3. Auflage. Stuttgart : Schäffer-Poeschel, 2004.
Stahlknecht, P. ; Hasenkamp, U.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik. 10. Auflage. Berlin, et al. : Springer, 2002.
